1. Strony i zawarcie umowy
Umowa zostaje zawarta między Organizacją użytkownika (Administratorem) a Operatorem — Tomaszem Kasprzykiem i Budoteka Sp. z o.o. (Podmiotem przetwarzającym) — z chwilą akceptacji Regulaminu, w zakresie, w jakim użytkownik umieszcza w portalu dane osobowe, za które sam odpowiada jako administrator (np. dane pracowników, kierowników budowy, osób kontaktowych i podwykonawców w ofertach i dokumentach). Na żądanie zawrzemy umowę w formie odrębnego dokumentu.
2. Przedmiot, charakter i czas
Przedmiotem jest przechowywanie, udostępnianie uprawnionym uczestnikom postępowania, szyfrowanie, archiwizacja i usuwanie danych zawartych w zapytaniach, ofertach, korespondencji i załącznikach. Przetwarzanie trwa przez czas korzystania z portalu oraz okres archiwizacji wymagany Regulaminem i przepisami.
3. Kategorie danych i osób
Dane identyfikacyjne i kontaktowe, stanowiska, uprawnienia zawodowe, doświadczenie i kwalifikacje, podpisy elektroniczne oraz inne dane zawarte w dokumentach. Osoby: pracownicy, współpracownicy, przedstawiciele i podwykonawcy Organizacji. Użytkownik nie powinien przekazywać danych szczególnych kategorii ani danych o wyrokach, chyba że wymaga tego prawo zamówień.
4. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego
Operator przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, którym jest korzystanie z funkcji portalu; zapewnia poufność osób upoważnionych; stosuje środki z art. 32 RODO opisane w Polityce Bezpieczeństwa Informacji; pomaga Administratorowi w realizacji praw osób i obowiązków z art. 32–36 RODO oraz informuje, jeśli polecenie narusza prawo.
5. Dalsze powierzenie
Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Polityce Prywatności (hosting chmurowy, CDN, wysyłka e-mail, AI). Operator informuje o zamierzonych zmianach z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, a Administrator może zgłosić sprzeciw. Dalsze podmioty mają takie same obowiązki ochrony danych.
6. Naruszenia ochrony danych
Operator zawiadamia Administratora o stwierdzeniu naruszenia ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 36 godzin, przekazując informacje wymagane art. 33 ust. 3 RODO, aby Administrator mógł dotrzymać 72-godzinnego terminu zgłoszenia.
7. Transfery poza EOG
Dane mogą być przekazywane poza EOG wyłącznie na zasadach rozdziału V RODO — na podstawie decyzji o adekwatności lub standardowych klauzul umownych.
8. Audyt
Operator udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności i umożliwia audyt, po uprzedzeniu z 14-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy i w sposób nienaruszający tajemnicy innych użytkowników. Koszty audytu ponosi Administrator.
9. Zakończenie przetwarzania
Po zakończeniu korzystania z portalu Operator usuwa powierzone dane albo — na żądanie — umożliwia ich wcześniejszy eksport, z wyjątkiem danych, które musi przechowywać na podstawie prawa (dokumentacja postępowań, rozliczenia).
10. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe
Odpowiedzialność stron określa art. 82 RODO oraz Regulamin. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO, ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych i Kodeks cywilny. W razie sprzeczności z Regulaminem w zakresie ochrony danych pierwszeństwo ma niniejsza umowa.