1. Postanowienia ogólne i operator
ViATEND jest branżową platformą internetową działającą pod adresem viatend.com. Portal prowadzą Tomasz Kasprzyk oraz Budoteka Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Słowackiego 49, 32-540 Trzebinia, NIP 6282278984, KRS 0000821751, dalej łącznie „Operator”. Kontakt: kasprzyk@budoteka.com, +48 32 441 70 70. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną. Portal jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców, jednostek sektora finansów publicznych i innych organizacji oraz ich należycie umocowanych przedstawicieli; nie jest przeznaczony dla konsumentów.
2. Definicje i zawarcie umowy
Użytkownik oznacza osobę korzystającą z Portalu w imieniu własnym lub Organizacji. Organizacja oznacza podmiot przypisany do konta i numeru NIP. Zapytanie oznacza ogłoszone zapotrzebowanie, Oferta — odpowiedź wykonawcy, a Pakiet — odpłatny lub bezpłatny zakres usług. Umowa o świadczenie usług elektronicznych zostaje zawarta z chwilą rejestracji i akceptacji Regulaminu. Osoba zakładająca konto oświadcza, że jest pełnoletnia, ma pełną zdolność do czynności prawnych i jest uprawniona do działania w imieniu Organizacji.
3. Usługi i wymagania techniczne
Operator zapewnia w szczególności prowadzenie kont, publikację i wyszukiwanie zapytań, składanie i porównywanie ofert, aukcje odwrócone, Elektroniczny Sejf, korespondencję, dokumenty i NDA, powiadomienia, oceny, mapę GIS, funkcje AI, płatności i narzędzia administracyjne. Wymagane są aktualna przeglądarka z JavaScript i cookies, dostęp do Internetu, aktywny e-mail oraz — dla niektórych operacji — urządzenie obsługujące 2FA i pliki PDF. Użytkownik ponosi koszty połączenia internetowego i własnego sprzętu.
4. Rejestracja, weryfikacja i bezpieczeństwo konta
Dane muszą być prawdziwe, aktualne i zgodne z rejestrem GUS/BIR. Funkcje transakcyjne są dostępne po weryfikacji Organizacji i NIP. Zmiana NIP przywraca status oczekujący i zamraża aktywne oferty do czasu ponownej weryfikacji. Użytkownik chroni hasło i 2FA, nie udostępnia konta, niezwłocznie zgłasza incydenty i odpowiada za działania osób, którym udzielił dostępu. Sesja może zostać zakończona po 30 minutach bezczynności. Zmiana e-maila wymaga zatwierdzenia Administratora; zmiana hasła wymaga potwierdzenia obecnego hasła.
5. Role i ścieżki postępowań
Zarządca Dróg może korzystać ze ścieżek A, B i C. Wykonawca lub Projektant może tworzyć zapytania w ścieżce A i odpowiadać na dostępne postępowania. A — Sektor Prywatny B2B: dla Zarządców, Wykonawców i Projektantów, z anonimową aukcją odwróconą na żywo. B — Sektor Publiczny poniżej 170 000 zł netto: wyłącznie dla Zarządcy, poza ustawą Pzp, w trybie tradycyjnym z Elektronicznym Sejfem albo anonimowej aukcji odwróconej. C — Przetarg Pzp od 170 000 zł netto: wyłącznie dla Zarządcy, z Elektronicznym Sejfem i terminem co najmniej 14 dni od publikacji. „Pzp” oznacza ustawę z dnia 11 września 2019 r. — Prawo zamówień publicznych. Operator udostępnia narzędzia techniczne, lecz nie jest zamawiającym, wykonawcą ani doradcą prawnym i nie gwarantuje zgodności konkretnego postępowania z Pzp.
6. Zapytania, oferty i przebieg postępowania
Publikujący odpowiada za poprawność, kompletność i legalność zapytania, kryteriów, terminów, budżetu oraz załączników. W aukcji nazwy oferentów są maskowane, kwoty są jawne, a obniżenie ceny jest bezpłatną edycją. W Elektronicznym Sejfie treść ofert pozostaje niedostępna do wskazanego czasu zamknięcia. W ścieżce C wymagany plik oferty musi być podpisany poza Portalem zgodnie z art. 63 Pzp. Użytkownik odpowiada za skuteczne przesłanie kompletnej oferty przed terminem i zgodność podpisu. Czas systemowy Portalu rozstrzyga kolejność i terminowość operacji.
7. Korespondencja, aneksy, otwarcie i rozstrzygnięcie
W ścieżkach B i C oficjalna korespondencja, pytania, odpowiedzi i aneksy są rejestrowane ze znacznikiem czasu. Tożsamość pytającego pozostaje anonimowa do otwarcia ofert w zakresie przewidzianym funkcją. Aneks opublikowany późno może automatycznie proporcjonalnie wydłużyć termin, z ochroną minimum 48 godzin. W wymaganych postępowaniach system publikuje informację z otwarcia ofert i kwotę finansowania oraz umożliwia sporządzenie protokołu. Zarządca samodzielnie odrzuca lub wybiera ofertę i odpowiada za podstawę oraz skutki decyzji. Powiadomienia mają charakter pomocniczy; brak wiadomości e-mail nie zwalnia z monitorowania Portalu.
8. Dokumenty, NDA i znaki wodne
Dostęp do oznaczonych materiałów może wymagać akceptacji dynamicznej umowy NDA zawierającej dane stron i identyfikator Zapytania. Zgoda, czas, adres IP, hash dokumentu i dane podpisującego są utrwalane w audycie. Pobierane pliki PDF mogą zawierać znak wodny z nazwą lub nazwiskiem i NIP pobierającego. Użytkownik może korzystać z dokumentów wyłącznie w celu udziału w postępowaniu, z poszanowaniem poufności, praw autorskich, tajemnicy przedsiębiorstwa i danych osobowych. Publikujący zapewnia, że ma prawa do udostępnianych treści.
9. Pakiety, darmowe pule i dodatki AI
Zweryfikowany NIP otrzymuje jednorazowo i dożywotnio wspólną dla całej Organizacji pulę 10 bezpłatnych ofert oraz 5 bezpłatnych użyć AI, niezależnie od liczby kont. Puli nie odnawia zmiana użytkownika, konta ani ponowna rejestracja. Edycja ceny własnej oferty w aukcji nie zużywa kolejnego kredytu. Pakiet funkcjonalny i dodatek AI są niezależne. Szczegółowy zakres, limity, okres i cena wynikają z cennika lub indywidualnej oferty widocznej przed zakupem. Administrator może przyznać cenę, rabat lub dostęp indywidualny dla konta lub NIP.
10. Płatności, subskrypcje i faktury
Ceny podawane są w PLN netto; należny VAT jest doliczany zgodnie z prawem i widoczny przed płatnością. Płatności obsługuje Stripe; dostępne metody zależą od rodzaju ceny, kraju, urządzenia i ustawień operatora płatności i mogą obejmować kartę, BLIK, Przelewy24 lub portfel cyfrowy. Metody jednorazowe nie muszą obsługiwać subskrypcji. Pakiet aktywuje się po potwierdzeniu płatności. Subskrypcja odnawia się automatycznie na wybrany okres do czasu anulowania w panelu płatności; anulowanie działa na koniec opłaconego okresu i nie powoduje zwrotu za okres rozpoczęty, chyba że bezwzględnie obowiązujące prawo stanowi inaczej. Użytkownik podaje prawidłowe dane rozliczeniowe. Faktury są wystawiane elektronicznie. Nieudana, cofnięta lub zakwestionowana płatność może skutkować ograniczeniem dostępu.
11. AI, dopasowanie i mapa GIS
Funkcje AI tworzą sugestie i dopasowania na podstawie danych wprowadzonych do Portalu. Wyniki mogą być niepełne lub błędne i nie stanowią porady prawnej, technicznej, kosztorysowej ani decyzji zakupowej. Użytkownik musi je sprawdzić przed użyciem i nie powinien przekazywać danych szczególnych kategorii ani informacji zbędnych lub bezprawnych. Dane GIS mają charakter orientacyjny. Operator może ograniczać użycie AI zgodnie z Pakietem, bezpieczeństwem i dostępnością dostawcy.
12. Obowiązki i treści niedozwolone
Zakazane jest naruszanie prawa lub praw osób trzecich, publikowanie treści fałszywych, dyskryminujących, bezprawnych lub złośliwych, zmowy przetargowe, manipulowanie aukcją lub ocenami, podszywanie się, obchodzenie limitów NIP, skanowanie zabezpieczeń, automatyczne pobieranie danych bez zgody, wprowadzanie złośliwego kodu oraz wykorzystywanie danych uczestników poza celem postępowania. Oceny muszą być rzeczowe i oparte na rzeczywistym rozstrzygniętym postępowaniu. Operator może moderować treści, żądać wyjaśnień, zabezpieczać dowody oraz zawiesić lub usunąć konto z ważnej przyczyny.
13. Audyt, Break-Glass i bezpieczeństwo
Istotne operacje są zapisywane w niezmiennym dzienniku audytu. Awaryjne otwarcie Sejfu (Break-Glass) jest wyjątkowe, wymaga hasła administratora, aktywnego 2FA i uzasadnienia, pozostawia trwały ślad i powoduje powiadomienie właściciela postępowania. Logi nie stanowią kwalifikowanego znacznika czasu, chyba że wyraźnie wskazano inaczej. Użytkownik zgłasza podejrzenie naruszenia na adres kontaktowy Operatora.
14. Dostępność i odpowiedzialność
Operator dokłada należytej staranności zawodowej, aby Portal działał bezpiecznie i ciągle, lecz może prowadzić prace techniczne oraz doświadczać awarii dostawców, sieci lub siły wyższej. Portal jest narzędziem pośredniczącym; Operator nie jest stroną umów między użytkownikami, nie weryfikuje każdej treści i nie gwarantuje otrzymania oferty, wyboru wykonawcy, zawarcia umowy ani wyniku postępowania. W granicach dopuszczalnych prawem odpowiedzialność Operatora wobec Użytkownika ogranicza się do rzeczywistej szkody i łącznej kwoty opłat netto zapłaconych za ostatnie 12 miesięcy; ograniczenie nie obejmuje szkód wyrządzonych umyślnie ani przypadków, w których prawo wyłącza ograniczenie.
15. Reklamacje i zgłoszenia
Reklamację dotyczącą usługi, płatności lub działania Portalu należy wysłać na kasprzyk@budoteka.com, podając Organizację, e-mail konta, opis zdarzenia, datę i oczekiwany sposób rozwiązania. Nie należy przesyłać hasła ani kodów 2FA. Operator potwierdza zgłoszenie i odpowiada bez zbędnej zwłoki, co do zasady w 14 dni roboczych; sprawy złożone mogą wymagać dłuższego terminu, o czym zgłaszający zostanie poinformowany. Zastrzeżenia do wyniku postępowania rozstrzyga jego organizator, nie Operator.
16. Czas trwania, wypowiedzenie i zmiany
Umowa jest zawarta na czas nieoznaczony. Użytkownik może ją wypowiedzieć i zażądać zamknięcia konta, z zastrzeżeniem zachowania danych wymaganych prawem, audytem lub toczącym się postępowaniem. Operator może zawiesić lub rozwiązać umowę po naruszeniu Regulaminu, braku płatności, utracie umocowania, zagrożeniu bezpieczeństwa albo zakończeniu usługi; w miarę możliwości umożliwi wyjaśnienia. Istotne zmiany Regulaminu będą ogłaszane w Portalu lub e-mailem z odpowiednim wyprzedzeniem. Dalsze korzystanie po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację; użytkownik może wcześniej zakończyć korzystanie.
17. Prawo właściwe i postanowienia końcowe
Prawem właściwym jest prawo polskie. Spory strony w pierwszej kolejności próbują rozwiązać polubownie, a następnie poddają sądowi właściwemu według przepisów prawa; w relacjach między przedsiębiorcami właściwy jest sąd dla siedziby Budoteka Sp. z o.o., o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w formie umożliwiającej zapis i odtworzenie. Wersje językowe są tłumaczeniami informacyjnymi; w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.